メルマガ担当ことWEBコミュニケーション事業部の安田です。
今回は私が大好きなExcelのお話をしたいと思います。私がExcelに魅了されたのはまだIT業界に入る前、飲食店にいたときのことです。シフトの時間計算や会議資料の数字をまとめたりするときに関数で色々と簡単にできることに感動しました。また関数を組み合わせたりして思い通りの結果ができると何とも言えない達成感が得られるのも魅力の1つだと思います。基本的な内容も含まれますが少しでもお役にたてればと思います。

■ IF系関数
IF系関数は条件に応じて処理をしてくれるとても便利な関数です。基本のIF関数は条件を満たす、満たさないで処理をわけることができます。例えば、AとBが同じ場合は「OK」を表示して、違う場合は「NG」を表示させるといったことができますし、異なる計算方法を指定することもできます。組み合わせしだいで複数条件に対応することができます。
IFERROR関数はエラーの場合に指定した値を表示する便利な関数で私はこの関数を知らず、長い間IF関数でエラー対応していました。例えば、VLOOKUPで一致するものがないとエラーが表示されますがこの関数を使えば空白表示ができますので見た目がきれいな資料が簡単にできます。他にも計算できないときは0を表示すればその後の計算もエラー表示されなくて済みます。あらかじめ数式を設定しておき、あとからデータをいれて計算することが多いと思いますのでエラーがでる可能性があるときは利用するとあとあと楽になります。

■ ワイルドカード
*(アスタリスク)をつけて前方一致、後方一致、部分一致で利用できる関数があります。
よく使う関数ではSUMIF、COUNTIF、VLOOKUPの検索値(または検索条件)で利用できます。COUNTIFであればCOUNTIF([範囲],[検索条件])の検索条件部分です。「東京都」でカウントするとして、”東京都*”とすると前方一致、”*東京都”とすると後方一致、”*東京都*”とすると部分一致です。

■ 文字列の操作
計算だけでなく文字列の操作もExcel利用が便利です。データのチェックや修正は文字数の確認、全角・半角の統一、ソート、空白削除などできることが多くあります。少し特殊かも知れませんが、一部データが異なる文字列を作る場合にも便利です。例えば、「〇〇は、××をしてください。」であれば〇〇と××をセルの値を参照して似た文章を作ることができます。このやり方を利用してSQLやWEBサイト更新用のHTMLが作れるExcelを作ったこともあります。

Excelはちょっとした工夫で色々とできることがありますのでよりよく活用できればと思います。
何か知りたいことなどございましたらお気軽にお問合せください。