大人気【Excel術】のスピンオフコラム【Word術】です。
ワードにはパワーポイントほど派手さはなく、エクセルほど何かに特化していなくて、少し地味に見えるソフトですが、企画書や報告書、議事録など文章作成時によく使用されています。
読みやすく正しい文章を作成するうえで知っていたらいいかも？という使用方法をご紹介します。
エクセルやパワーポイントと共通の機能もあります。お仕事でよく使用される方は、すでにご存じのことが多いかもしれませんが、少しのお時間、お付き合いください。

■文章を装飾する

ワードは文章作成に特化したソフトのため、パワーポイントほど装飾ができませんが、文章にメリハリをつけ、読みやすくする機能がいくつかあります。

・ドロップキャップ

ドロップキャップは段落の先頭文字を大きくする機能です。
大きくしたい先頭の文字を選び、「挿入」→「テキスト」→「ドロップキャップ」で文字の大きさなど選べます。＊ドロップキャップを適用できるのは1－2文字です。
ドロップキャップの編集は、ドロップキャップが設定された文字を選択し、レイアウト枠を調整することで可能です。

・段組み

通常、ワードは1ページに1段の設定ですが、段組み機能を使うと、文章を2段、3段にして、レイアウトを変更することができます。箇条書きの文章や長文などの配置によく利用されています。
「レイアウト」→「段組み」を選ぶと、1-3段で設定ができます。

・テキストボックス

エクセルやパワーポイントにも付属している機能ですので、多くの方がご存じかと思いますが、好きな場所に文書を配置できる機能です。図形などの貼り付け挿入と同じように使用できます。
「挿入」→「テキストボックス」で挿入できます。デフォルトでいくつかのパターンが入っています。

・ワードアート

文章を図形の形式にする機能です。文字を選択し、「挿入」→「アートワード」を選択すると、その文字が色付けされ図形の書式になります。図形にすることでドキュメント内のどの位置にも挿入可能です。
テキストボックス挿入後に「形の書式」から「図形のスタイル」や「ワードアート」で文章の色などを変更するのと同じ機能です。

・透かし

背面に「社外秘」や「コピー禁止」などの文字や画像を入れる機能です。「デザイン」→「透かし」から選べます。「ユーザー設定の透かし」で詳細設定ができます。

・ページ罫線

ページ周囲に枠を作成する機能です。「デザイン」→「ページ罫線」から線の種類や色、太さなど設定ができます。ページ全体を囲ったり、指定した段落や文字のみを囲ったりできます。

・1ページ分圧縮

ワードの文章を印刷する際に、少しだけはみ出して次のページになってしまうときに、文字サイズと間隔を少し小さくすることで「ページを圧縮」し余分な１ページをなくすことができます。
「ファイル→オプション→クイックアクセスツールバー」の「コマンドの選択」で「印刷プレビュー」→「1ページ分圧縮」→「追加」を選択しOKをクリックして設定します。ワードのページ左上に「１ページ分圧縮」のボタンが表示されるので、印刷前などにこのボタンをクリックするだけで文章を調整してくれます。

■文章を校正する

・文章校正

エクセルにもスペルチェック機能はありますが、ワードは文章校正機能も付属されているため日本語特有の「ら抜き言葉」や「い抜き言葉」、送り仮名などもチェックできるので、日本語文章を校正する場合は、エクセルより優れていると言えます。

・翻訳機能（国語辞典：日本語）

ドキュメント全体を翻訳する場合は、Webページが開き、オンライン上で翻訳されます。「選択した文字列の翻訳」を選ぶとワードファイルの再度にリサーチスペースが開きます。その際、「国語辞典：日本語」を選択すると、単語の意味を調べることができます。エクセルやパワーポイントにも同じ機能があります。日本語は漢字が異なると意味も異なりますので、文章を正確に書くために活用しましょう。

・スマート検索

指定した単語をインターネット上で検索する機能になります。エクセルやパワーポイントにも付いています。翻訳機能の国語辞典より長い言葉を調べるときに役に立ちます。こちらの機能で簡単にネット検索でき上位の検索結果が表示されるので、何か不安があるときは調べてみましょう。

■おまけ：知っていたら便利かもしれない機能

・比較機能

２つの文章の変更履歴から差分を探しだし表示してくれる機能です。パワーポイントにも付属されています。修正版と送られてきたドキュメントを見た時に、修整変更点がわからない時があります。その時にこの機能を使用すると、元ドキュメントと修正版ドキュメントの差異を表示してくれるので、修正変更点が一目でわかります。

・文字カウント

以前からある機能で、ご存じの方も多いかと思いますが、EC運営やWebサイトを管理していると意外と使う機会が多いと感じる機能です。
AmazonやYahooショップ！では商品情報などの記入欄があり、それらの多くには文字数制限が設定されています。そのような時は、この文字カウントが便利です。ワードに文章を打ち込み、校閲＞文字カウントで文字数や単語数などをカウントしてくれます。

■最後に

ただ、一つ残念なことは校閲の「類義語辞典」に日本語がないこと。
英語など一部言語は対応していますが、日本語はWeb版を含め、まだ対応していないようです。文章の語彙を増やし文章の表現力をつけるためにも、類義語辞典機能がワードに実装されていたら便利なのにと感じますが、まだありません。実装された際には、その機能がどの程度か検証し、こちらのコラムに掲載したく思います。