はじめに

みなさん、会議と聞いてどういった印象をいだきますか? 「時間はかかるが何も決まらない」「何が決まったのかよくわからない」「参加者が意見を言わない」「そもそも会議が多い」などなどネガティブな感情をいだいてしまう方が多いのではないでしょうか? 会議とは、関係者が集まって意思決定をすることです。しかし段取りが悪い会議や、集まること自体が目的となってしまっている会議では、無駄な時間が生まれやすくなります。 そこでこのコラムでは時間を無駄にしない成果を出す会議のコツについてお伝えします。

「成果」を出すための具体的な施策について

1. 事前準備をしっかり行う

会議を始める前にまずは「目的」と「ゴール」を明確にすることが大切です。 「何のために」この会議が必要なのか? 今回の会議で「どこまで」やるのか? を明確にしておきます。

そして、会議の参加者に対して「目的」と「ゴール」を共有しておきましょう。 共有にはアジェンダのメールを工夫することで参加者の意識を高めることができます。

2. 定刻通りに開始する

会議は必ず定刻通りに開始するようにしましょう。 定刻通り始まらないことが常態化すると、会議を軽視する悪循環が生まれ会議の質が低下してしまします。 会議に遅れてくる人が居ても定刻通りに開始するようにしてください。 会議はテーマと目的を明確にし、時間内に目標を達成することが知的生産性を上げるための重要なポイントです。そのためアジェンダ通りの進行とタイムスケジュールを厳守しなければなりません。 主催者は参加者の時間・意欲をムダにしないように意識しましょう。

3. 終了時刻を共有する

「この会議いつまで続くの・・・」なんていうことを思ったことがある方は結構多いのではないでしょうか? 人間の集中力にも限界はあります。
時間が明確でない会議ではメンバーの参加意識は高まりません。 主催者は会議の始まりには必ず終了時刻を参加者と共有するようにしてください。 ホワイトボードなどに開始時刻と終了時刻を書いておくことも効果的です。

4. 参加者の意見を引き出す

放っておくと発言者は偏りが生じてきてしまいます。 人数を増やしても上位3名の発言量が全体の70%を閉めるというデータもあります。 主催者は参加者の意見を引き出すために工夫をする必要があります。

●会議によって会議人数を変える
　共有や報告だけなら何人いても構いませんが徹底的な話し合いがしたい場合は参加人数を3~4人に絞ると会議が活発になります。

●個別に指名する
　少数派・権力のない人の意見から聞くようにしましょう。 役職が高い人から先に発言すると結論ありきの発言になり、参加者が萎縮してしまいます。

●紙に書く(考える時間をとる)
　事前に考えてきてもらうのがベストですが、時間に余裕がある場合は数分間時間をとって自分の意見を紙に書き出してもらいましょう。

　紙に書いて発表するメリット
　・手を動かすことで思考が活性化できる
　・他人の意見に惑わされず自分の意見を出せる
　・他人の発表を聞くことに集中できる

●発言を見える化する
　音声だけでは記憶に残りづらいのでキーワードだけでもよいのでホワイトボードに書いておきます。

　発言を見える化するメリット
　・議論が堂々巡りにならず発展的になる。
　・議論があらぬ方向に進んだ時も、見える化された記録に立ち戻ることができる。
　・参加者はメモを取らなくて良いため、議論に集中できる。
　・誰が言ったかではなく、何を言ったかで判断できる。

5. 席次を有効活用する

左側の人は好意的になりやすい、正面の人は敵対しやすいなど席次によって会話量が変化します。 主催者は人間性や影響力を考えて有効に席次を活用しましょう。

6. 異なる意見の背景を理解するための質問をする

自分の意見と異なる意見が出てもすぐに否定をせずに、その発言の意図をしっかり聞くようにしていください。 そうすることで相手は意見を聞き入れてくれたと感じ、発言が活発になります。 役職が上の人ほど気をつけるようにしましょう!

まとめ

いかがでしたでしょうか。 今回は6つのコツを紹介させていただきましたが、その他にも調べるとさまざまな方法が出てくると思います。 全て実践するというのは難しいとは思いますが、できるところから始めていき、それぞれの会社やチームに合った会議の方法を見つけていってください!