WEBコミュニケーション事業部の安田です。

コロナ禍でリモートワークをする人が増えていると思います。会社の外で仕事をしているため、重要なファイルをメールする際に、まずはパスワード付きzipファイルを送り、次のメールでパスワードを送る、この様なやり方をされている方が多いのではないでしょうか？そんな中、この方法をデジタル改革担当相が霞が関で廃止することを明らかにしました。代わりの方法は決まっていない様です。何が問題でどの様な代わりがあるか？のお話したいと思います。

パスワード付きzipファイルの問題点は？

何の為にこの方法でファイルを送っていますか？と聞かれたら「セキュリティ対策」と答える人がほとんどだと思います。しかし、メールが傍受されていればファイルとパスワードをわけても両方とも傍受されてしまいますのでわけても意味がありません。ウイルスなどでファイルだけが漏洩したとしてもツールを使えばパスワードの解除ができてしまいます。
そのためにセキュリティ対策としては不十分なところが問題点とされています。

また、最近はzipファイルのスパムメールも増えております。パスワード付きzipファイルはセキュリティソフトがチェックすることができず誤って開くと感染する危険があるとの指摘もあります。

ファイル共有方法の代替案1 ファイルとパスワードを別々の連絡手段で送る

最近はメールだけでなく、Slack、Chatwork、LINE、Zoomなど色々な連絡手段を使っていると思います。パスワードをかけたファイルとパスワードを同じメールで送っているのがセキュリティ対策として弱いので他の連絡手段で送れば2つメールで送るよりは危険回避ができます。

ファイル共有方法の代替案2 ファイルのロックを強化する

zipファイルにパスワードを付けただけでは簡単に解除されてしまうのがもう1つの問題なので簡単に解除されないようにすることも良いと思います。例えば、公開鍵方式などで強固な暗号化を行う形です。他にはWEB上からダウンロードする形にして、回数制限をつければURLが流出してもパスワードの総当たりを防ぐことができます。

ファイル共有方法の代替案3 共有用のオンラインストレージを使う

双方でアクセスできるGoogleドライブやDropboxなどのオンラインストレージを用意しておき、そこでファイルをやり取りする方法です。アクセス権のある人のみがアクセスできて、URLを連絡する必要もありません。どのオンラインストレージを利用するなど取り決めが必要になるので、新しい人とすぐに使えない点がデメリットです。

最後に

上記で紹介した方法がセキュリティ対策として完璧なわけではありません。業務によって対応方法は異なってくると思います。セキュリティ、業務効率、コストなどを踏まえ自社や業務にあった方法を取り入れることが大切だと思います。