WEBコミュニケーション事業部の安田です。

前回はシステム開発を委託するお話をしましたので、今回は案件を管理するときのポイントをお話します。システム開発やプロジェクト管理だけでなく、通常の業務でも取り入れることができると思いますので参考になれば幸いです。

1. 全体を把握する

ここでの「全体」とはシステムのことだけではありません。現在の運用、これからの運用、商品やサービス、会社や事業部、システムを利用する人、担当者の性格、お客様や協力会社など、システムを中心として関係がある全てを把握するようにします。これはあとからの追加を避けるために行う人が多いのですが、専門知識をもったお客様と対等にお話ができないと良いシステムは作れません。他にもお客様が気づかない様々なケースを想像するためにも必要です。
上司に「お客様より詳しくなれ」とよく言われました。おかげで会計システムの開発にかかわっていたときは簿記2級を取得できました。

2. スケジュールの可視化と先読み

まずは可視化ですが、案件を進める上で色々な人が色々な作業をしていきます。その1つ1つの作業をExcelなどに書き出して期間を設定していきます。そうすることでわかりやすく、管理しやすくなりますし、前の作業が終わらないとできないことや同時並行できることなどが気づくことがあります。
そして可視化したことで「この時期は忙しくなるから前倒ししよう」「この時期だと担当者は忙しい時期だから避けよう」などの先読みがしやすくなります。先読みができると調整やイレギュラー対応がしやすくなりますし、全体的にスケジュールの管理が上手にできて自分に余裕ができます。前述の全体の把握をしていないとこのようなスケジュール管理は難しいです。

3. ボールをもたない

よく「どっちがボールもってる？」と言ったりしますが、このボールはすぐに他の人に渡すことを心掛けてください。後回しにしているとたまってきます。小さなことでもたまると厄介です。余裕がなくなりますので、悪循環になる前にボールは手放しましょう。
では、どうすればいいのか？というと人によってやり方は違ってくると思います。マルチタスクでできる人もいれば、1つのことにしか集中できない人もいると思います。自分自身でやりやすい方法を習慣にしていくことが近道だと思います。

最後に

案件管理が苦手と思っている方は結構いらっしゃいます。向き不向きもあると思いますが今回のポイントを意識して、繰り返し訓練していただければ上達すると思います。うまく管理できるようになると色々なメリットがありますので、是非トライしていただければと思います。