Webコミュニケーション事業部の安田です。

メール設定時に送信できない、受信できないなどはよく聞きますが、設定後にも「送信済みなのに届いていない」「受信できない」といったトラブルも発生します。
先日、お客様から一部のメールが急に届かなくなったと相談がありましたので、メールが届かない時の確認方法を紹介したいと思います。

状況の把握

メールが受信できなくなった場合に状況を把握することが大切です。
チェックポイントは、以下です。
・自分だけなのか、他の人も同じ症状なのか？
・メール送信はできるか？送受信ができないのか？
・全てのメールなのか？一部のメールなのか？

以下は、チェックポイントごとの確認方法です。

自分だけなのか、他の人も同じ症状なのか？

自分だけ受信できない場合

自分だけ受信できない場合は、メーラーやデバイスなどの設定に問題がある可能性が高いです。
・インターネットに接続されているか？
・メール設定やメーラーの設定を変更していないか？
・メールアドレスが存在しているか？
・受信サーバーがいっぱいになっていないか？
・迷惑メールフォルダに入っていないか？

他の人も受信できない場合

他の人も受信できていない場合は、環境に問題がある可能性が高いです。
・インターネットに接続されているか？
・デバイス、メーラー、インターネット環境のセキュリティを変更していないか？
・メールサーバーのセキュリティを変更していないか？
・メールサーバーが停止していないか？
・メールサーバー、ドメインの契約がきれていないか？

メール送信はできるか？送受信ができないのか？

メール送信はできている場合

メール送信はできて、受信ができない場合は、設定やセキュリティ系の可能性が高いです。
・メール設定やメーラーの設定を変更していないか？
・受信サーバーがいっぱいになっていないか？
・迷惑メールフォルダに入っていないか？
・デバイス、メーラー、インターネット環境のセキュリティを変更していないか？
・メールサーバーのセキュリティを変更していないか？

送受信ができない場合

送受信ができない場合は、環境に問題がある可能性が高いです。
・インターネットに接続されているか？
・メール設定やメーラーの設定を変更していないか？
・メールアドレスが存在しているか？
・デバイス、メーラー、インターネット環境のセキュリティを変更していないか？
・メールサーバーのセキュリティを変更していないか？
・メールサーバーが停止していないか？
・メールサーバー、ドメインの契約がきれていないか？

全てのメールなのか？一部のメールなのか？

全てのメールが受信できない

上記の「メール送信はできるか？送受信ができないのか？」と同じなので省略します。

一部のメールが受信できない場合

特定のメールアドレスからのメールや添付ファイルがあるメールの場合など、特定の条件の場合にメールが受信できないことがあります。原因は様々で特定が難しい場合があります。

・迷惑メール扱いされている場合
セキュリティの関係で迷惑メールを受信できない場合があります。今まで受信できていたのに急に迷惑メール判定されて受信できなくなるケースもあります。送信側に問題があるケースが大半です。送信側で異なるドメインから送信されている、SMTP認証されていない、ブラックリスト登録されているなどがあげられます。

・添付ファイルのサイズが大きすぎる場合
メールサイズが大きい場合に届かない場合があります。添付ファイルが大きい場合はオンラインストレージを使うなどで回避できます。

・特定のシステムからのメールが受信できない
特定システムからのメールの場合は、設定の不備などで迷惑メール判定されている場合や設定に誤りがある場合が多いです。設定方法を確認の上、システム管理者に問い合わせるのが良いと思います。

・WordPressからのメールが届かない
今回お客様から相談いただいた原因はこちらでした。WordPressからメールを送る際にphpのメール機能のような形で送信しており、SMTP認証されていないのでメール側で拒否していました。WordPressからメール送信する際もSMTP認証する形に変更して解決しました。

最後に

メールが受信できないと業務に支障をきたします。ただ、詳しくない人が原因を特定するのはとても困難です。
なるべく早く解決するためにも状況を詳しく、わかる人に伝えることが大切だと思います。