WEBコミュニケーション事業部の安田です。

機器の故障、ウイルスに感染、操作ミスなどで、大切なデータの破損や紛失は突然起こります。データを損失してしまうと営業活動への支障、信用問題、賠償など様々な影響が考えられます。このようなリスクを回避するためにはバックアップが有効です。今回はバックアップのお話をしたいと思います。

1. データ損失の原因

データの損失には以下のような原因があります。原因を知ることで必要なバックアップ対策を考えやすくなります。

〇人的ミス

例：操作ミスや勘違いなど
・不要なデータを削除しようとして、誤って必要なデータも削除してしまった。
・システムの操作で誤って削除ボタンを押してしまった。
・不要なデータと思い削除したが実は必要なデータだった。

〇システム障害

例：機器の故障やバグなど
・ハードディスクやパソコンが壊れてしまった。
・プログラムにバグがあった。
・ソフトウェアのアップデートでシステムが起動しなくなった。

〇ウイルスやクラッキング

例：ランサムウェアや不正侵入によるデータ改ざんなど
・ランサムウェアに感染した。
・不正侵入されてデータを破壊された。
・不正侵入されてシステムにアクセスできなくなった。

〇災害や犯罪

例：火災や盗難など
・火災でサーバーが消失した。
・サーバーやパソコンが盗まれた。
・地震やテロでサーバーセンターが倒壊した。

2. バックアップ方法

バックアップ方法は、バックアップする対象によって変わってきます。容量の大きなデータであれば時間がかかりますし、やり方によってはとてもお金がかかる場合もあります。やり方を知ることで最適な方法を考えやすくなります。

〇何をバックアップするのか？

会計管理システムや案件管理システム、ECサイトなどのシステムであれば、「システム(プログラムファイルなど)」と日々入力や更新される「データ」にわけられます。見積書や提案資料など業務で使う様々なデータがあります。
このようにデータが多すぎて何をバックアップの対象になるか迷いますが「なくなって困るもの」がバックアップの対象になると思います。

〇だれがバックアップするのか？

みんなが使っているデータの場合は、だれがバックアップするか考える必要があります。システムであればシステムの管理会社に依頼する。日々更新されるデータはシステムで自動バックアップするなどバックアップする対象によって変わってきます。バックアップシステムを導入するのも1つの方法です。
個人で管理しているデータは個人でバックアップする必要がありますが手動やバックアップソフトを使う方法があります。

〇どのタイミングでバックアップするのか？

システムは更新したタイミングで良いと思います日々更新されるデータは毎日バックアップが必要でしょう。個人であれば日々の業務後や作成・更新後などになると思います。
ただ、業務や状況に応じてのタイミングで良いと思います。週に1回などできる形で実施していくのが良いと思います。

〇どのようにバックアップするのか？

システムは最新の状態が保てるようにしておくのが良いでしょう。日々更新されるデータは全体をバックアップするのか、差分をとるのか検討する必要があります。
また最新の状態だけでよいか、履歴もとっておくかも検討が必要です。

〇どこにバックアップするのか？

システムや日々更新されるデータは別のサーバーを用意するのか、同じサーバーにいれるか、ローカルに保存するかなど検討する必要があります。重要なデータであればセキュリティも考慮する必要があります。個人であつかっているデータは外付けHDDやネットワークHDD、クラウドサービスなどがあります。

3. バックアップ対策時の3つの注意点

その1

バックアップするには費用と手間がかかり、そこに気を取られますが、大切なのは何かあった際にいかに被害を最小限にできるかです。

その2

バックアップからの復元を確認しておくことです。バックアップだけしても復元できなければ意味がありません。ほとんどの場合は問題なく復元できますがたまに復元できない時があります。復元できてこそのバックアップです。

その3

バックアップ先(外付けHDDやネットワークHDD、クラウドサービスなど)もデータ損失の可能性があります。こちらも念頭に対策を考えましょう。

最後に

万が一データ損失が起きてしまってもバックアップから復元することで損害や被害を最小限にすることができますのでバックアップの重要性や有効性は認識されていると思います。
実際に対策されている企業も多いと思いますがまだされていない方はこの機会に検討していただければと思います。