こんにちは。東京営業の柴田です。

私たち業界特有の用語の意味について解説する「販促用語集」のVol.2です。
今回はスケジュールに関する用語をご説明いたします。
販促業界における適切なスケジュールの立て方の考え方・ノウハウもご紹介したいと思います。

なお、本来の意味合いと異なるケースもありますのでご注意くださいませ。

【スケジュール】

予定、また日程表のこと。要約すると、「完成するまでにどれぐらいの時間が必要か」という意味合いで使われることが多いです。

例）この案件製作のスケジュールを教えてください。
　→いつ発注すれば間に合うのか知りたいです。

例）スケジュール的に間に合いますか？
　→なんとなく納期が短くて間に合わないような気もしますがなんとか調整できそうですか？


（解説）
すべての仕事は、課題を発見した後に、スケジュールを立てるところがスタートといっても過言ではありません。まずは、スケジュールを立てましょう。
また、スケジュールを聞かれた時には、かならず希望の納期を確認しましょう
販促業界では、「逆算スケジュール」の意識が必要です。
この意識がないと、いざ案件が動き出した時に発売までに販促物が間に合わないという事件が起こります。「逆算スケジュール」については、次項で解説します。

【逆算スケジュール】

「ここまでに欲しい」という日程を起点（ゴール）としてそれぞれ必要な工程を入れていき、いつまでにスタートするかを決めるというスケジュールの考え方です。

例）この案件の見積もりとスケジュールを、逆算スケジュールで提出しよう
　→クライアントが、●●までに欲しいという期日があるので、その為にはいつスタートする必要があるかを伝えよう。


（解説）
「商品の発売前に店舗に資材が到着できている」ほとんどの仕事が、このような決まった期日までに販促物を用意する必要があります。そうしたときに、用意したい販促物の製作期間を決まった期日から現在へ向けて必要な日数をあてはめていきます。そうすると、自然といつからスタートする必要があるのかが明確になりますね。

例えば、クライアントに「以前提案を受けた販促物を、この期日までに欲しい」と依頼を受けたとしましょう。
その時にもし、「この販促物を作るには●●日かかるので、納品は▲▲日になり期日には間に合わないです。」と答えたとしたら、おそらく期日に間に合う他の物か、納期を間に合わせることのできる他の製作会社に依頼されてしまいます。ですので、あらかじめこの企画・販促物の製造には、●●日かかるので、■■日にはスタートしましょうと「共有」することがとても大切です。

【実働（じつどう）】

実際に、稼働している日数（時間）のことです。（工場や、実際に作業する方の動いている期間）

例）（質問者）この販促物を製作したいのですが、どのぐらいの納期が必要ですか？
　　（回答者）実働で10日必要です。
　→つまり、祝日が無い前提で、土日を除いて、約2週間かかるという意味です。
 

（解説）
納期を、例えば2週間や1ヶ月と回答したとすると、年末年始や祝日が多い週が含まれる場合に
製造日数が足りずに困ったことになるかもしれません。
もしクライアントがおおよそのスケジュールを求めているのであれば、不要な内容ですが、ものづくりの現場においては、資材の移動などで実作業ができない期間も計算する必要がありますので、実際に作業のできる「実働日数」・「実働時間」を意識してスケジュールを作成しましょう。

【リスケ】

リスケジュールの略。スケジュールを組替え直すことを言います。仕様変更などの様々な理由から当初のスケジュールから変更して進める時に使用します。また、打合せの時間・日取りが変わる時にも使います。

例）この案件、商品の発売時期が延期されることになったので、リスケお願いいたします。
　→商品の発売時期に合わせて、スケジュールを組み替えて頂き、再度スケジュールを用意してください。
 

例）商談と、会議の時間が重なってしまったので会議の時間をリスケしてください。
　→商談の方を優先したいので、（申し訳ないですが）会議の時間を別の時間に変更してください。

 
（解説）
基本的にスケジュールは、最初の予定通りに行くことの方が少ないです。
あくまで基本的な筋道としてあり、なにか変更があった時に素早く対応できるように
設定してあるもと考えておきましょう。
いちいち、スケジュールが変更されたことに対してイライラしても時間の無駄ですので
次にどう進めたら効率的かを考えましょう。
そうならない為に、次項の「バッファ」を活用しましょう。

【バッファ】

調整の為の「余裕」や、「ゆとり」を意味します。具体的には、調整日数とも言い換えできます。

例）この案件のスケジュールは、短納期ですがバッファはありますか？
　→短納期でなんとか製造する為にスケジュールを調整してもらったものの
　　もし仮にスケジュール通りにいかないことがでた場合にも、多少遅れても調整できる余地はありますか？

 
例）このクライアントは、いつも予定より進行が遅れがちなので、その分バッファを多めにとっておこう。
　→このクライアントは、修正や確認などでスケジュールの変更が多々あるのにもかかわらず、納期を変えずに調整できないかと相談されることが多いので、あらかじめ1～2日多めに日にちをとったスケジュールを作成しよう。

 
（解説）
1～2日の調整日数を持つことで、スケジュールがスムーズに進みます。
クライアントの都合や、上司との確認でスタートがずれてしまうなど、進行中に小さなトラブル（たとえば、ちょっとした文字の修正）が発生した場合、スケジュールに調整するゆとり（時間）がないと
最終的な納期を1日遅らせることになってしまいます。
果たしてクライアントは了承してくれるでしょうか？
次の予定をくるわせることになるため、なんとか調整して欲しいと相談があるはずです。
この時に、適切なバッファがとれていると、納期を遅らせることなく案件を進めることが可能になります。

最後に

良い「スケジュール」とは何でしょうか？
・すべてが綿密に構成されている「スケジュール」？
・クライアントの希望通りの納期にする為に、いつもならやる行程を省略した「スケジュール」？

上記の2つは、特に危険な「スケジュール」といえます。
まず、「スケジュール」を立てるときには下記の、3つを意識してください。

• いつまでに必要か（逆算スケジュール）
• 実働日数は何日か（実働）
• バッファはあるか（バッファ）

バッファは必要なのでしょうか？
クライアントの為には、少しでも早い「スケジュール」を提示することが良いことではないのか？
と、思うこともあるでしょう。しかし、それは納期が遅れないという前提があってこそ成立するのです。
予定より、納期を早めることができると喜ばれることが多いですが、万が一遅れることになると大事件です。
対応できるバッファ（調整日）があってこそのスケジュールです。
 

また、勘違いしやすいのが、1日遅れたら、最終的な納期も1日遅れるだけですむという考えです。
ものづくりには、様々な工程の人や会社が関わっており、常に仕事を持っている状態です。
1日ずれてしまうと、もしかしたらずれたその日は別の仕事で対応できないかもしれません。
もし、遅れそうだな・・・というときは、事前の連絡がとても大切です。

スケジュールを立てるのに慣れてきたら、クライアントが求めているスケジュールの
詳細がどこまで必要かの見極めにも挑戦してみましょう。
極端な話、いつスタートすれば間に合うのかだけわかれば、その詳細は不要という場合もあります。
まずは大まかなモノづくりに必要な日数を覚えてください。

例えばクライアントから【最短納期】と言われることがありますが、これを言われた時にこそバッファを持たせたスケジュールが必要です。この場合、納期を短くすることに気を取られすぎて、余裕のないスケジュール設定になってしまいがちです。しかし急ぎの仕事の場合こそ、予期せぬ事態が発生しやすいです。最短納期と言われた時にこそスケジュール管理の真価が問われます。最初の内は自分だけで考えず、先輩や上司に相談することを心掛けて頂ければと思います。



「スケジュール」をうまく立てることができないと、下手すると「スケジュール」を組み替えるのが仕事・・・というように、まったく生産性のない毎日をおくることになりかねません。
とはいえ、なんでもかんでも余裕を持たせた「スケジュール」を組んでしまうと、適切な「スケジュール」を組むことのできるライバルに仕事を奪われてしまいますね。

大切なのは、適切な「スケジュール」を立てることです。
「スケジュール」を自由自在にコントロールできるようになると、仕事をスムーズに進めることができます。
余計なストレスを抱えない快適な毎日を目指して、まずは「適切なスケジュール」を心掛けて頂けると良いかと思います。